Mas que significa a sigla PDCA? Ela se aplica a uma igreja? A um evento? A uma construção? De que modo o ciclo PDCA pode melhorar os processos internos de qualquer organização? Vamos tentar fazê-lo entender a importância dessa sigla para nós!
O mundo empresarial é quase sempre imitado pelas igrejas. Nos primórdios da administração se deu o contrário, a empresas aprendiam com os mosteiros. Infelizmente, nem tudo que as igrejas buscam aprender das empresas é bom. Quase sempre imitamos metas financeiras, aumento da lucratividade, modinhas como o coaching, autoajuda, motivação, PNL e outras semelhantes. Não estou aqui fazendo juízo de valor sobre estes assuntos.
Por que não importamos o que é bom? Primeiro, porque exige conhecimento que muitos líderes não tem. Segundo, porque exige a adoção sistemática e intensiva, o que muitos líderes não gostam. Terceiro, porque exige que a organização saia do lugar comum, da comodidade e se exponha. Vamos fazendo as coisas do mesmo jeito, muitas vezes perdendo eficiência e sem eficácia alguma.
Um pouco de História
O ciclo PDCA se estruturou nos EUA, mas no nascedouro poucas empresas aderiram a ele. Terminada a Segunda Guerra mundial as nações estavam exauridas em suas finanças, o Japão arrasado. Nos idos de 1950, um engenheiro americano de nome Willian E. Deming, se encarregou disseminar as vantagens de um ciclo simples de controle de qualidade e processos, que servia a qualquer produto e propósito e a organizações de qualquer tamanho naquele país. A inovação foi altamente absorvida e melhorada e se tornou um padrão na manufatura japonesa. Que passou a produzir cada vez mais e melhor. Logo o Ocidente percebeu a importância do ciclo e também o adotou em sua indústria.
William Edwards Deming
Mas o que é o ciclo PDCA?
É um ciclo simples de quatro etapas:
- Planejar uma ação, um evento, um produto ou qualquer outra coisa;
- Colocar o projeto em ação, tornando-o efetivo;
- Checar o que deu errado, fazendo um minucioso detalhamento;
- Agir tomando as providências para evitar os problemas apresentados.
Ciclo PDCA
Evidentemente que tais etapas podem e devem ser aplicadas, por exemplo, a qualquer fase de produção um produto, de prestação de um serviço ou execução de um projeto. Em outras palavras, teríamos um grande ciclo PDCA para o produto como um todo e pequeno ciclos para cada fase de sua produção. Imagine a construção de um prédio, teríamos um ciclo PDCA para todo o prédio e um ciclo para cada unidade, cada andar, cada etapa, construção, acabamento, pintura, etc.
Outro detalhe é que o ciclo não acaba nunca. Ele é sempre testado contra si mesmo e aperfeiçoado. É evidente porque foi tão bem aceito, especialmente, na indústria automobilística, que exige altos níveis de qualidade. Quando os americanos perceberam que estavam ficando pra trás em termos de competitividade e qualidade não tiveram dúvidas, foram atrás de Deming!
Mas será que podemos aplicar o ciclo PDCA a um evento numa igreja?
Claro! Não só podemos, mas devemos! De que maneira? Em primeiro lugar, num planejamento aprimorado. Por algum motivo não esclarecido preferimos o imediatismo, aquela coisa feita sem planejamento, sem organização. Em segundo lugar, temos que montar um cronograma, detalhando o máximo possível cada etapa de um evento ou projeto. Terceiro, temos que dar efetividade ao que foi planejado. Em seguida, tomar nota de tudo quanto não funcionou, tudo que deu errado ou não saiu como o previsto. Tudo isso deve ser registrado, os problemas analisados e uma solução proposta. Para o próximo evento!* Sim, o próximo não pode repetir as falhas do anterior!
O que deu errado? Por que o cantor ou pregador atrasaram? Quais os problemas de logística? Som? Gráfica? Onde faltaram colaboradores? Onde sobraram? Onde o orçamento estourou? A equipe precisa se reunir, fazer um mea culpa onde falhou e identificar os erros para que não mais ocorram, inclusive inserindo a prevenção de suas ocorrências no próximo planejamento. Também podemos anotar o que deu certo e funcionou, para ser aprimorado!
Normalmente, os erros e acertos são até identificados, mas ficam na cabeça do idealizador. O ideal é que tudo seja escrito, para futuras consultas. E não se engane, praticamente a tudo que se faz na igreja e exige uma equipe, um prazo e um orçamento, pode se aplicar o ciclo PDCA. A alternativa é fazer as coisas de modo imediatista e improvisado.
Leia mais sobre o ciclo PDCA aqui
* Não à toa, a produção de eventos no mundo secular se tornou um filão de mercado, até com cursos de pós-graduação.